Lean strategie ontwikkeling: Hoshin Kanri en de X-matrix
Totaalplan Lean aanpak: Top Down en Bottom Up!
Succesvolle Lean organisaties hebben met elkaar gemeen dat het ze lukt om dwars door afdelingen heen mensen mét elkaar te laten werken aan het bedrijfsdoel op basis van de Lean strategie. Het bedrijf beweegt als geheel richting dit doel: iedereen begrijpt en ondersteunt de Lean aanpak en verbeter-inspanningen van management, middenkader en uitvoering zijn volledig op elkaar afgestemd.
Deze bedrijven organiseren het maken van hun strategisch plan en het implementatieproces met behulp van de Hoshin Kanri methode. Een cyclisch plan- en realisatieconcept dat wordt toegepast op alle niveaus en wordt vastgelegd in een X-matrix. De relaties tussen strategie, verbeterprojecten en resultaten worden voor iedereen helder. De Hoshin Kanri aanpak, ook wel Policy- of Strategy Deployment genoemd, is een fundamentele pijler van een lerende organisatie. Dit is de aanpak waarmee Lean organisaties een steeds hoger Lean niveau realiseren.
Het Hoshin Kanri Proces
Hoshin Kanri structureert organisatie-leren. De sleutel van organisatie-leren is processen continu verbeteren en problemen ontdekken en oplossen. Dit klinkt eenvoudig, de uitvoering van Hoshin Kanri vraagt echter om heel gericht, precies en concreet te zijn. Dit is een van de meest fundamentele leerprocessen voor Lean ondernemingen.
Door ieders betrokkenheid bij het Hoshin Kanri proces, is het draagvlak groot. Ambities zijn hoog maar realistisch. Achter de geformuleerde doelen gaan gedegen plannen- en oorzaak analyses schuil, waarbij veel aandacht bestaat voor het borgen en standaardiseren van resultaten. Zo ontstaat sterke samenhang en logica tussen strategie, financiële indicatoren, procesindicatoren en projecten in de hele organisatie. Tenslotte het allerbelangrijkste: de implementatie van Lean middels Hoshn Kanri is ongelofelijk effectief!.
Instrumenten voor Hoshin Kanri
Kenmerkend en cruciaal voor het succes van Hoshin Kanri is een gestandaardiseerde en visuele rapportage- en projectmanagement structuur. Hoshin Kanri gebruikt de PDCA-cyclus van Deming: Plan-Do-Check-Act. Het belangrijkste format daarin is Toyota’s A3-Problem-Solving-report. Dit rapport borgt het op de juiste manier doorlopen van de Plan-Do-Check-Act cyclus door een multidisciplinair team wordt geborgd.
Daarnaast is een belangrijk instrument de X-matrix. Deze legt de relatie tussen strategie, verbeterprojecten, procesindicatoren en financiële resultaten. De X-matrix borgt dat er gewerkt wordt aan relevante projecten, dat de juiste procesindicatoren worden gebruikt om te bepalen of projecten succesvol zijn, en dat de bijdrage aan het financiële resultaat duidelijk is.
Catch-ball
Hoshin Kanri waarborgt dat het principe van Plan-Do Check-Act op alle niveaus binnen het bedrijf (directie, management, middenkader en werkvloer) wordt toegepast. Planning en implementatie van de bedrijfsstrategie wordt een proces van de totale organisatie.
Door een concreet afstemmingsproces, ‘Catchball’ genoemd, stroomt de strategie als een waterval langs de management ladder waarbij iedere PDCA cyclus verbonden is met een lager gelegen cyclus. Het management ‘gooit’ de bal met doelstellingen en gewenste resultaten naar zijn team. Zij gooien de bal terug met de mogelijkheden die ze zien. De manager reageert hier weer op totdat overeenstemming is bereikt. Doelstellingen en gewenste resultaten zijn omgezet naar actie!
CRAFT Lean Management begeleidt bedrijven in hun Hoshin Kanri proces. We leren directie tot aan werkvloer om hun strategische plannen te vertalen naar concrete projecten en meetbare resultaten. Vervolgens helpen we om een reviewstructuur te ontwikkelen om de voortgang inzichtelijk te maken en eventueel bij te sturen.
Ervaring van KLM catering service, een van onze klanten: “Deze samenhang gezamenlijk formuleren en inzichtelijk maken resulteerde in een feitelijke verbinding tussen de verschillende afdelingen. We hebben voor het eerst het gevoel deel uit te maken van één organisatie!”
Resultaat door reviews
Goede plannen, geformuleerd vanuit een visie en onderlinge samenhang, is slechts het begin. Het gaat om de uitvoering, het leren van de resultaten en vervolgens bijsturen. Het risico dat de waan van alle dag het overneemt kent iedereen. Het opzetten en uitvoeren van een Reviewstructuur voorkomt deze valkuil of help om eruit te breken.